Ứng dụng 5s trong cuộc sống – Ứng dụng thực tế trong doanh nghiệp

Ứng dụng 5s trong cuộc sống là một công cụ sản xuất tinh gọn nhằm cải thiện hiệu quả nơi làm việc và giảm bớt nguồn lực lãng phí. Bằng cách cung cấp một khuôn khổ có hệ thống cho tổ chức và sự sạch sẽ, 5S giúp các doanh nghiệp phòng tránh tình trạng suy giảm năng suất do công việc bị trì hoãn hoặc những khoảng thời gian ngừng hoạt động ngoài dự tính.

Tìm hiểu ứng dụng 5s trong cuộc sống

Quy trình 5S là gì?

5S là một hệ thống tổ chức không gian để công việc có thể được thực hiện cách hiệu quả và an toàn. Trọng tâm của hệ thống 5S là đảm bảo mọi dụng cụ đều được đặt vào đúng chỗ, giữ cho nơi làm việc sạch sẽ – qua đó giúp mọi người làm việc dễ dàng, nhanh chóng và an toàn hơn.

Xem thêm: 2 ứng dụng zalo

Thuật ngữ 5S xuất phát từ năm từ tiếng Nhật:

• Seiri (整理): Sàng lọc.
• Seiton (整頓): Sắp xếp.
• Seiso (清掃): Sạch sẽ.
• Seiketsu (清潔): Săn sóc
• Shitsuke (躾); Sẵn sàng.

Trong tiếng Anh, 5S thường được dịch thành:

• Sort.
• Straighten/ Set in Order.
• Shine.
• Standardize.
• Sustain.

Mỗi chữ S đại diện cho một phần của quy trình năm bước – nhằm mục tiêu cải thiện chức năng tổng thể của doanh nghiệp.

Nội dung quy trình 5S

Sàng lọc

Bước đầu tiên của quy trình 5S bao gồm việc xem xét lại tất cả các công cụ, đồ đạc, vật liệu, thiết bị, v.v… trong khu vực làm việc – từ đó xác định những gì cần thiết và những gì có thể được loại bỏ. Để thực hiện hiệu quả bước này, bạn có thể tự đặt ra những câu hỏi như sau:

• Mục đích của món đồ này là gì?
• Lần cuối cùng sử dụng đến món đồ này là khi nào?
• Tần suất sử dụng công cụ này?
• Ai sử dụng?
• Nó có thực sự cần phải ở đây không?

Sắp xếp

Một khi đã sàng lọc những vật dụng không cần thiết, doanh nghiệp có thể sắp xếp cho các đội nhóm hợp tác đưa ra chiến lược phân loại các hạng mục còn lại – bằng cách giải quyết những câu hỏi sau:

• Những ai (hoặc khu vực) cần sử dụng những vật dụng nào?
• Khi nào cần dùng đến những vật dụng này?
• Dụng cụ nào được sử dụng thường xuyên nhất?
• Có cần phân loại vật dụng theo nhóm không?
• Vị trí để đồ nào sẽ là hợp lý nhất?
• Một số vị trí có phù hợp với người lao động hơn những vị trí khác không?
• Một số vị trí có góp phần giảm bớt chuyển động không cần thiết không?
• Có cần nhiều thùng chứa hơn để giữ đồ đạc ngăn nắp không?

Sạch sẽ

Dọn dẹp là một trong những khâu dễ bị bỏ qua, đặc biệt ở các thời điểm công việc bận rộn. Bước này của mô hình 5S tập trung vào việc dọn dẹp khu vực làm việc – lau dọn, quét bụi, làm sạch bề mặt, cất bớt vật dụng, v.v…

Xem thêm: Ứng dụng đếm ngày yêu

Ngoài vệ sinh cơ bản, Sạch sẽ (Seiso) còn liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên đối với thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện các vấn đề rủi ro và ngăn ngừa sự cố. Đây sẽ là cơ sở giúp giảm lãng phí thời gian, ngăn ngừa suy giảm lợi nhuận do công việc bị gián đoạn.

Sạch sẽ (Seiso) là bước tối quan trọng trong quy trình 5S, và không chỉ thuộc về trách nhiệm của nhân viên vệ sinh. Mọi cá nhân đều phải dọn dẹp không gian làm việc của mình mỗi ngày. Bằng cách này, nhân viên của bạn sẽ có cơ hội phát huy tinh thần tự chủ, chịu trách nhiệm trong công việc và gắn bó với công ty hơn.

Săn sóc

Một vấn đề thường gặp khi áp dụng quy trình 5S trong doanh nghiệp – đó là mọi người rất hào hứng làm theo lúc ban đầu, nhưng rồi sau đó lại “đâu vào đấy”. Săn sóc (Seiketsu) là bước tiếp theo cần thực hiện để đảm bảo hiệu quả của mô hình này. Doanh nghiệp cần hệ thống hóa các hoạt động này thành thói quen chung – bằng cách thường xuyên giao nhiệm vụ, lên thời gian biểu và đăng thông tin hướng dẫn.

Tùy thuộc vào không gian làm việc, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng checklist 5S hàng ngày. Một lịch trình được niêm yết sẽ cho mọi nhân viên biết tần suất phải thực hiện các công việc dọn dẹp nhất định, cũng như ai chịu trách nhiệm cụ thể gì.

Sẵn sàng

Sau khi áp dụng quy trình tiêu chuẩn 5S thành công, doanh nghiệp phải liên tục duy trì các quy trình đó và tiến hành cập nhật khi cần thiết. Từ cấp quản lý cho đến nhân viên sản xuất, kho bãi, văn phòng… đều phải tham gia công tác này. Sẵn sàng (Shitsuke) là biến 5S trở thành một chương trình dài hạn, thành một phần của văn hóa doanh nghiệp. Cùng với thời gian, doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận thấy những kết quả tích cực do quy trình này mang lại.

Mục đích của 5S là gì?

Phương pháp 5S của Nhật Bản ra đời với mục đính tăng cường hiệu quả công việc – với trọng tâm chính là cải tiến môi trường làm việc. Điều này có thể đạt được bằng cách tổ chức sắp xếp logic; các công cụ và vật liệu được đặt ở các vị trí thuận tiện cho các đối tượng cần dùng đến và phù hợp với tần suất sử dụng, v.v… Không gian được làm sạch thường xuyên. Làm sạch và tổ chức trở thành thói quen của nhân viên. Khi được áp dụng đúng cách, 5S sẽ làm cho quy trình doanh nghiệp trở nên an toàn và hiệu quả hơn.